Çok sık birisinin zamanın nasıl sıkıntı çektiğini duyabilirsiniz. Günde iki ya da üç saat daha olsaydı her şeyi yaparlardı. Aynı zamanda, görevlerini sakince yapan, hatta başkalarına yardım etmeyi başaran insanlar da var. Neden öyle Sonuçta, 24 saat boyunca günde birinci ve ikinci. Zaman yönetimi bu soruyu cevaplıyor. Bu nedir? Vaktinizi yönetmeyi nasıl öğrenebilirsiniz? Akılcı yaşamaya ve üretken çalışmaya yardımcı olan etkili yöntemler var mı?
Zaman yönetimi nedir?
Zaman yönetimi, zaman yönetimi sanatıdır. Hedef belirleme, planlama, kontrol, motivasyon, uygun önceliklendirme yöntemlerini içerir. Zaman yönetimini kişisel verimliliğinizi artırmayı amaçlayan bir dizi teknik olarak düşünebilirsiniz. Zaman yönetimi araçlarını değil, hedef belirleme, motivasyon, delegasyon vb. Yöntemleri tartışmak gelenekseldir.
Bu öğretinin yapısında göze çarpıyor dört ana blokyolculukla karşılaştırmaya dayanarak zaman yönetimi "merdiveni" ni oluşturan:
- etki - "nasıl gidilir?" Sorusunu yanıtlar
- teknolojinin - "Neler devam edecek?"
- strateji - "nereye gitmek" planlamanıza yardımcı olur
- felsefe - "neden gider?" cevabını vererek anlam verir.
Hayatınızı dördüncü bloktaki "Neden?" ilk öğeye "Nasıl?"
Bu, zaman yönetiminin ana noktalarından biridir - küresel bir hedef seçmek. Uygulamasının yönünü daha iyi anlayın. Sonra başarı mekanizmalarını belirleyin. Tüm planlanan adımları uygulamak için hangi araçların gerekli olduğunu anlayın.
Böyle bir görevin anlamı işi rasyonelleştirmek, çünkü tüm projenin etkinliği uygun hedef belirlemeye ve planlamaya bağlı.
Zaman yönetiminin ortaya çıkışı ve oluşumu
Zaman yönetimi kelimesi yirminci yüzyılın 70'lerinde ortaya çıkmıştır. Popüler inanışa göre, yazarı Danimarka Klaus Möller'in bir iş adamı. Organizatörün prototipi haline gelen “Time Manager” adlı bir not defteri sundu.
Şahsen, zaman yönetiminin temelleri doğduğunda, bu mümkün değildir. Antik Roma'da kişisel zamanı kontrol etme girişimlerinin yapıldığı söylenebilir. İlk yazılı kaynak Lucius Seneca'nın Roma'lı patrisyenlerden birine ait notaları. Yazılı zaman muhasebesi yapmayı, kullanımını izlemenizi, hayatınızı değerlendirmenizi tavsiye etti. Seneca, her sabah bunu yapmayı teklif ederek iş planlamasının gerekliliğine dikkat çekti. Ayrıca, Roma filozofu, azami fayda sağlamak için zaman harcamak için öncelikleri belirlemenin önemini vurguladı.
Muhtemelen, zamanın anlaşılması diğer antik uygarlıklara dahil olmuştur, çünkü her yerdeki insanlar aynı görev ve zorluklarla karşı karşıya kalmıştır. Daha modern bir biçimde, zaman yönetimi 18. yüzyılın ortalarında ortaya çıktı ve sanayi devriminin gelişimine zamanlandı.. Bitkilerin ve fabrikaların gelişmesi ve kitlesel yayılmasıyla insan emeği doğal faktörlere daha az bağımlı hale geldi. Bu nedenle, iş akışlarını kolaylaştırmak mümkündür.
Zaman yönetimi fikirleri, önde gelen birçok insanın hayatından geçiyor. Mesela Rönesans'ta yaşayan İtalyan yazar ve bilim adamı Leon Battista Alberti, çalışmalarında zaman yönetiminin önemine dikkat çekti. Günlük planlamanın yanı sıra vakaları düzene sokma ihtiyacına odaklandı. Dönemin "zaman yöneticileri" nin ideolojik ilham kaynağı, evrenin yapısının ilkelerini açıkça yapılandıran Isaac Newton'du. Onun önerdiği fikirler, birçok çağdaşın yaşamlarını düzene sokma hakkında düşünmelerini sağladı.
Zaman yönetiminin en önde gelen destekçilerinden biri Alman filozof Immanuel Kantprogramını o kadar geliştirdi ki, komşular saatin üzerinde kontrol ettiler.
Amerikalı politikacı Benjamin Franklindünyaya iyi bilinen "Zaman paradır" ifadesini veren kişisel bir günlük tuttu ve böylece kendi kendini kontrol etmede önemli yüksekliklere ulaştı. Franklin'in basit ve etkili önerileri birçok popüler zaman yönetimi eğitiminin temelini oluşturdu.
Amerikalı bir mühendis tarafından zaman yönetimi gelişiminde önemli bir rol oynamıştır. Frederick TaylorModern yönetimin ve emeğin bilimsel örgütlenmesinin temelini attı (NOT). Taylorism, bir yönetim teorisi olarak, verimliliği arttırmada somut bir etkiye sahipti.
İtalyan ekonomistini hatırlamamak imkansız Wilfredo Pareto, dünyaca ünlü zaman yönetimi ilkesini "20:80" formüle etti. Bu şekilde deşifre edilir: Çabaların% 20'si sonucun% 80'ini getirir ve bunun tersi de geçerlidir. Bunu çok "yirmi" olarak tanımlarsanız, kişisel etkinliği önemli ölçüde artırabilirsiniz.
Daha az önemli olan, 34. ABD Başkanı'nın katkısıdır. Dwight David EisenhowerÇok uygun bir önceliklendirme yöntemi olan "Eisenhower matrisi" olarak adlandırılan yöntem. Tüm davaları önem ve aciliyetlerine göre bölmeyi önerdi. Dört tür görev vardır:
- Önemli, acil;
- Önemli, acil değil;
- Önemli değil, acil;
- Önemli değil, acil değil.
İlk iki tipe dikkat etmek ve üçüncü veya dördüncüden kaçınmak, bir kişi zamanını daha verimli kullanmayı öğrenir.
Zamanla, zamanlanmış zaman yönetimi akışları ortaya çıkmaya başladı. Örneğin, kadınlar, erkekler, iş adamları, öğrenciler, okul çocukları vb.
21. yüzyıldaki popüler zaman yönetimi yazarları: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande ve diğerleri. dünyadaki zaman yöneticileri. Bu yöndeki ana fikirleri daha da tartışacağız.
Zaman Yönetimi Araçları
Zaman yönetiminin temel prensipleri esas olarak ilgili konularla ilgilidir:
- Hedef belirleme;
- planlaması;
- Öncelikleri tespit;
- motivasyon;
- Heyeti.
Mantıksal zaman kullanımının genel resmini tamamlayan mantıksal olarak birbirleriyle iç içedirler.
Hedef belirleme
Hedef, seçilen rotadan sapmamanızı sağlayan ana işarettir. Hedef belirleme, işe başlamadan önce zamandan tasarruf etmeyi öngören temel bir zaman yönetimi tezidir.
Çoğu zaman, SMART adlı bir hedef belirleme yöntemi vardır. Bu kısaltma, bir hedef seçmek için aşağıdaki kriterlerin yerine getirilmesi anlamına gelir:
- Somutluk (Spesifik) - beklenen sonucun net bir şekilde anlaşılması;
- Ölçülebilir (Ölçülebilir) - nicel veya nitel bir değerlendirme;
- Ulaşılabilirlik (Elde edilebilir) - görevi gerçekleştirme yeteneği;
- İlgili - uygulama ihtiyacı;
- Zaman kısıtlamaları - zaman çerçevesi tanımı.
Bu hedef SMART prensibine karşılık geliyorsa, mümkün olan en yüksek çaba ekonomisiyle elde etmek mümkün olacaktır.
planlama
Bir plan veya stratejinin yokluğu umut vaat eden birçok teşebbüsü tahrip etti. Hedef bilincinin yanı sıra, anlaşılması ve uygulanması için hangi “adımların” gerekli olduğu anlaşılmalıdır. Ek olarak, elde edilen sonuçların kontrol edilmesi de istenmektedir.
Birçok planlama yöntemi icat edilmiştir, ancak zaman yönetiminde en popülerlerinden birinin katı bir esnek planlama olduğu düşünülmektedir. Öngörülemeyen durumlar için programın% 40-50'sini bırakarak, günün% 60'ından fazlasını planlamamanız önerilir. En önemli görevlerin ana hatlarıyla belirtilmesi arzu edilirken, çeşitli mücbir sebepler için bir çeşit "yedek" konması istenir. Böylece, olumsuz duyguların planlarınızı yerine getirmemesini ya da ayarlamamasını önlemek mümkün olacaktır. İç huzuru korumak, en önemli yönetim önceliklerinden biridir.
önceliklendirme
Öncelik, çeşitli görevlerin gerçekleştirilme sırasıdır. "Miller'in cüzdanı" olarak adlandırılan yasaya göre, bir kişinin hafızası 7 ± 2 element tutabilir. Bu, normal bir insanın hobiler ve ev işleri dahil olmak üzere 5 ila 9 farklı vakayı kolayca yönetebileceği anlamına gelir. Daha az olursa, o zaman hayat sıkıcı olacak ve daha fazla olursa, o zaman beyin tüm bilgi dizisini işleyemez. Ancak, Pareto yasası var, buna göre çabaların% 20'si sonucun% 80'ini getiriyor; Önceliklerin seçimi, maksimum etki sağlayan faaliyetlere odaklanmanızı sağlar.
Önceliklerin seçilmesi için en iyi uygulamalardan biri, metinde yukarıda belirtilen "Eisenhower matrisi" dir. Görevlerinizi, önem ve aciliyetlerine göre bölerek, en alakalı ve etkili alanları seçerek kolayca bir hiyerarşi oluşturabilirsiniz.
motivasyon
Uygun motivasyon olmadan çalışma isteği ortadan kalkar ve emek verimliliği en aza indirgenir. Zaman yöneticisi kendilerine ve başkalarına ilham verebilmelidir. Mükemmel bir motivasyon yöntemi "Ankraj Prensibi" dir. Belirli bir görevin yerine getirilmesinden övgüyle söz ediyor.
Örneğin, bir okul çocuğu konsolu oynamayı sever, fakat ödev yapmayı sevmez. Ebeveynler, ev ödevi için oynama fırsatı bulacağı bir sözleşmeyi imzalayabilir. Yavaş yavaş, çocuk oyunun dersleri takip etmesi ve böylece bir tür refleks geliştirmesi gerçeğine alışacaktır. Benzer şekilde, öz motivasyon durumunda da yapabilirsiniz.
delegasyon
Kişisel zaman kazanmak için görevlerini başkalarına devretme (devretme) yeteneği, herhangi bir zaman yöneticisi için son derece yararlı bir beceridir. Ona hakim olmak o kadar zor değil. Heyetin 10 temel prensibini hatırlamak ana şey:
- Oyuncuya gerekli desteği sağlamak;
- Çalışmalarının sonuçlarından sorumluluk;
- Sipariş hakkında ön bilgilendirme;
- Sanatçının sürece dahil edilmesi;
- Beklenen sonucun net bir açıklaması;
- Normların ve çalışma kurallarının formülasyonu;
- İcracı motivasyonu, çıkarlarının göstergesi;
- Hakların ve yükümlülüklerin belirlenmesi;
- Uygulama aşamalarında düzenli izleme;
- Muhtemel başarısızlık ve otoritenin "geri dönüşü" beklentisiyle.
Bu kurallara uymak, en tehlikeli olanı yeniden çalışma gereği olan delegasyonun birçok "tuzaklarından" kaçınmaya yardımcı olur.
Heyetin konusu dolaylı olarak “Hayır” deme yeteneğini de içerir. Rutin işin başkalarına nasıl kaydırılacağını öğrenmenin yanı sıra, bunu sizinle birlikte yapmaya çalışırlarsa reddedebilmeniz önerilir.
Zaman Yönetimi Yöntemleri
İlgili alanlardan gelen sözlüğe ek olarak, zaman yönetimi özgün yöntemlerin yanı sıra benzersiz bir terminolojiye sahiptir. Her şeyden önce, önemli bir zaman kazanmaya yardımcı olan “kronofaj” kavramını belirtmeye değer. Chronophagus tam anlamıyla "zaman alıcı" anlamına gelir. Bunların hepsi alışkanlıklar, durumlar ve hatta bizi gerçekten önemli işler yapmaktan alıkoyan insanlar. Buna karşılık, tam tersine, bu değerli kaynağın korunmasına yardım eden "zaman bekçileri" ile tanışıyorlar. Bu arada, bu terim bile - zamana ek olarak optimizasyon anlamına gelen “zaman yönetimi basili” ve aynı zamanda aile, arkadaşlar ve çalışanlar da dahil olmak üzere çevredeki insanların günlük rutini onlar için gerçek bir “zaman bekçisi” haline geliyor.
Zaman yönetimi metodolojisinden popüler yöntemlere "Domates Yöntemi", "Kurbağa Yöntemi", "Fil Yöntemi", "İsviçre Peynir Yöntemi" ve diğerleri denir. ve diğ.
Domates Yöntemi
Çalışma yeteneğine ek olarak, rahatlamak ve düzgün bir şekilde öğrenmek de çok önemlidir. Ancak yük ve geri kazanım arasındaki dengeyi sağlamak her zaman mümkün değildir. Bu yorgunluğun gelişmesi ile doludur. İtalya'dan ustaca bir öğrenci olan Francesco Cirillo, "Pomodoro Yöntemi" adı verilen özgün bir yaklaşım önerdi. "Domates" - üç dakikalık dinlenme periyodu ile değişen, çalışmayı 25 dakikalık aralıklarla bölmekten ibarettir. Bu dört döngüden sonra 15-30 dakikalık bir mola verilir. Bu yöntem, performansı ve coşkuyu daha uzun süre korumanızı sağlar.
Kurbağa yöntemi
Avrupa'da, "Kahvaltıda bir kurbağa ye" ifadesi vardır. Aşağıdaki anlamına gelir. Sabahları en nahoş işleri yaparsanız, kurbağa, o zaman günün geri kalanı olumlu duygular ile doludur. Bu zaman yönetimi yöntemi, stresi azaltmayı, duygusal arka planı normalleştirmeyi ve bir kişinin psikolojik rahatlamasını sağlamayı amaçlar.
Fil yöntemi
Zaman yönetimi "fil" altında büyük ve rahatsız bir iş anlamına gelir. Böyle bir görevi gerçekleştirmek için başlangıçta alt görevlere bölünmesi gerekir, yani - "Filleri bifteğe kesin". Örneğin, bir dairede tamirat yapılması gerekiyorsa, bir “fil” mutfak, banyo, balkon, oturma odası, yatak odası şeklinde bölünebilir. Sırasıyla sol veya sağ tarafa “ayrılır”, vb.
İsviçre Peyniri Yöntemi
"Filler" ile savaşmak için başka bir teknik, ancak bu sefer kesin bir düzen olmadan. Biri, hangi tarafa “yaklaşacağını” bilmeden büyük ölçekli bir görevle karşılaşırsa, rastgele sırayla peynir parçalarını kemiren bir fareden öğrenmelidir. Yavaş yavaş, peynir gözlerindeki "thaws", bir göreve dönüşerek sanatçının yetenekleriyle orantılı.
Zaman yönetimi birbiriyle ilişkili birçok alanı içerir. Yöntemlerinin tüm cephaneliğine hakim olmak mümkün değildir, ancak herkes bu yönetim ilkelerinin en azından bazılarını hayatlarında uygulayabilir. Bunu fanatizm olmadan, kendinizi bir robota çevirmeden yaparsanız, o zaman böyle bir egzersiz faydalı olacak ve her zaman iş, kişisel yaşam ve kişisel gelişim için zaman bulmaya yardımcı olacaktır.
