Günlük kelime hazinesinde, "Her şey plana göre gidiyor" ifadesi. Bu, en ufak bir sürpriz veya sürpriz olmadan, her şeyin olması gerektiği gibi olduğu anlamına gelir. Ama bu neden bu kadar önemli? Neden bir eylem planına ihtiyacınız var? Bu nedir? Önceden belirlenmiş bir eylem emri olmadan hedeflere ulaşmak mümkün müdür? Bir plan sadece iş ödevleri için gerekli midir yoksa yaşamda yeri doldurulamaz mı? Vaktinizi planlamayı nasıl öğrenirsiniz? Yapması zor mu? Etkili teknolojiler var mı? Bu konuyla tanışmak için önümüzdeki on dakikayı planlıyoruz.
Plan nedir?
Bir plan, zaman sınırı içerisinde belirlenen hedeflere ulaşmak için gerekli olan kasıtlı bir eylemdir. Özet olarak, planın hazırlanması aşağıdaki bileşenlerden oluşur:
- Hedef belirleme - hedef belirleme;
- Tasarım - bir eylem programı;
- Varyant tasarımı - çeşitli fikirlerin seçimi;
- Son tarih - son tarihler;
- Kaynakların tanımı - ihtiyaç duyulan, nereden alınacağı;
- Oyuncuların belirlenmesi - görevi kim yapacak;
- Sonuçların belirlenmesi - bir model, plan ya da proje yapmak.
Örneğin, bir firma yeni bir ürün grubu pazarlamak istiyor. Başlangıç için amaç ve hedefleri formüle edin. Strateji ve taktikleri tanımlayan örnek bir eylem programı taslağı yapın. Ardından, atama için son tarihleri, tüm alt paragraflarını belirleyin. Daha sonra, gerekli kaynakları ve kaynaklarını araştırırlar ve ayrıca bireysel performansçıların sorumluluk alanlarını belirler. Son olarak, düşünceleri uygulamaya geçmeye başlayan fiziksel bir ortama (kağıt veya dijital belge) kaydederler. Bu plan basitleştirilmiştir, çünkü farklı planlama türleri vardır. Bunların uygulanması, belirli özel şartların yerine getirilmesi anlamına gelir.
Ne tür plan hazırlığı var?
Planlama tipolojisi kapsamlıdır, kapsam, zamanlama, nesneler, içerik, derinlik, taahhüt, düzen, muhasebe, alanlar, planlama kararlarının koordinasyonu bakımından farklıdır. Aslında, her şey oldukça basit ve mantıklı. Yani planlar:
- Kapsam olarak:
- Genel - görevin tüm ayrıntılarını göz önünde bulundurun;
- Kısmi - belirli unsurları tanımlayın.
- Uygulama açısından:
- Uzun vadeli - 5 yıldan daha uzun bir süre için bir kalkınma stratejisi anlamına gelir.
- Orta vadeli - bir yıldan beş yıla kadar olan bir süreyi kapsar;
- Kısa vadeli - güncel sorunları çözer (1 yıla kadar).
- Nesnelere göre:
- Hedefleri planla - hedef belirleme;
- Fon planı - bütçe ve ekipman tanımı;
- İcra planı - sorumlu atanması;
- Program Planı - Uygun programların geliştirilmesi;
- Eylem Planı - gereken çabayı anlama.
- içeriğe göre:
- Taktik plan - hedeflere ulaşmak için koşullar;
- Stratejik plan - işin ana yönü;
- Operasyonel takvim planı - şartname ve son teslim tarihi;
- İş planı - Hedefe ulaşılmasında rol oynayan tüm göstergeler için muhasebe.
- Derinliğe bağlı olarak:
- Toplu - Genel parametreleri dikkate almak;
- Ayrıntılı - olası tüm ayrıntıları hesapla.
- Yükümlülük gereği:
- Zorunlu (direktif) - kesinlikle reçete;
- İsteğe bağlı (gösterge niteliğinde) - tavsiye edilir.
- Yürütme sırasına bağlı olarak:
- Sıralı - sıralı yürütme gerektiren;
- Olağanüstü - gerektiği gibi görünür;
- Kayma - uzatma olasılığını önerir.
- Muhasebe verilerine göre:
- Zor planlar - tüm düzenlemelere zorunlu uyum;
- Esnek planlar - verilen bir dersten sapma yeteneği;
- Sıkı-esnek planlar - esnek ve katı planların kombinasyonu.
- Uygulamaya göre:
- Pazarlama - şirketin küresel stratejisini tanımlama;
- Finansal - ekonomik bileşenin anlaşılması;
- Üretim - malzeme sağlama ve teknik temel;
- Araştırma - temel kavramın oluşumu;
- Bireysel - kişisel performansı yapılandırma.
- Zaman içindeki koordinasyonla:
- Eşzamanlı planlar - tek aşamadan oluşur;
- Sıralı planlar - ayrı aşamalardan oluşan uzun bir süreç olması durumunda gerçekleşir.
Listelenen plan türleri çoğu durumda evrenseldir ve hem kurumsal amaçlar için hem de bir kişinin kişisel etkinliğini arttırmak için kullanılabilir. Örneğin, bir günlük planı derlemek için kullanılabilirler. Bu nedir? Daha konuşalım.
Gündüz planı nedir?
Günün planı - önümüzdeki gün için düşünceli bir eylemler dizisi. Planlama uzmanları iki kez yapılmasını önerir. İlk kez - akşamları ve ikinci - sabahları, olası değişiklikleri dikkate alarak.
Günlük bioritimleri göz önünde bulundurmak, bir kişinin fizyolojik özelliklerini göz önünde bulundurmak en iyisidir. Örneğin, beyin aktivitesi yaklaşık 10.00 ila 12.00 arasında aktive edilir. Bu süre zarfında, en önemli görevleri zamanlayabilirsiniz.
Daha fazla enerji düşüyor. Öğle yemeğinde yenilenmelidir. Daha sonra, vücudun rahatlamasını ve dinlenmesini sağlamak gerekir. 14: 00-16: 00 arasında entelektüel ve yaratıcı aktivitenin yeniden aktivasyonu vardır. Şu anda toplantı yapmak veya beyin fırtınası yapmak uygundur.
Saat 17.00'ye yakın bir fiziksel zindelik var. Bu sürenin spor veya açık hava etkinliklerine ayrılması önerilir. Sonra akşam yemeği, rahatlama izler.
En verimli zaman aralıklarını anlamak, mümkün olduğu kadar verimli ve etkili bir şekilde yürütmek için bu zaman için önemli işleri yapmak daha kolaydır.
Planlama Yöntemleri
Plan hazırlamak için çeşitli seçenekler arasında, özellikle zaman yönetimi taraftarları tarafından popüler olan en etkili birkaç yöntem vardır:
- ABC planlaması;
- Eisenhower Matrix;
- Gantt şeması;
- SMART planlama;
- GTD tekniği.
Bu yöntemler ayrı olarak uygulanabilir veya birbirleriyle birleştirilebilir. Her biri, planlamanın belirli bir yönüne odaklanarak, belirli sorunları çözmede etkilidir. Örneğin, önceliklerin seçimi, hedef belirleme veya sipariş durumları.
ABC Planlaması
Bu plan hazırlama yöntemi kısmen Pareto kuralıyla karşılaştırılabilir, buna göre çabaların% 20'si sonucun% 80'ini getirir ve bunun tersi de geçerlidir. En verimli alanları tanımlamayı öğrenirseniz, başarının "aslan payı" nı sağlarlar. Bu nedenle, ABC metodolojisi, önemlerine göre önceliklendirmeye dayanmaktadır:
- A - en önemli görevler (kural olarak, bunların% 15'inden daha fazlası yoktur, ancak sonucun yaklaşık% 65'ini verir);
- B - ortalama öneme sahip konular (yaklaşık% 20 vardır ve bunların uygulanmasının verimliliği% 20'dir);
- C - önemli görevler (zamanın% 65'ini doldurduğunda% 15 başarı sağla).
A kategorisindeki görevlerin yerine getirilmesine yönelik çabalarını belirleyen ve yoğunlaştıran kişi, kişisel ya da emek verimliliğini önemli ölçüde geliştirir, çünkü işe yaramaz işlere daha az zaman harcar.
Eisenhower Matrix
Amerikan komutanı ve cumhurbaşkanı Dwight David Eisenhower'ın ismini alan öncelikli seçimlere dayanan etkili planlama. Bu yönteme göre, davaların önemi ve aciliyetine dayalı olarak planlar oluşturulması gerekmektedir. Grafik olarak, dört bölüme ayrılmış bir kadran gibi görünüyor:
- Önemli, acil görevler - kalkınma sektörü;
- Önemli, acil olmayan işler - gerekli işlerin bir karesi;
- Önemli değil, acil görevler - bölge "rutin";
- Önemli değil, acil olmayan işler - zaman kaybı bölgesi.
İlk iki nokta bir büyüme ve başarı bölgesi oluşturuyor. Üçüncüsü ve dördüncü kişi insanları rutine götürüyor. Bu nedenle, planlama sırasında bunlardan kaçınmak, bu tür görevleri devretme yeteneğine hakim olmak daha iyidir.
Gantt Şeması
Planlananı görselleştirmek için iyi bir yol bir Gantt şeması oluşturmaktır. Yöntemin özü, bireysel görevleri gösteren şeritlerin oluşturulmasından sonra zaman ekseni boyunca yerleştirilmesinden ibarettir. Planlarının uygulanması için sütun şemalarının (histogramlar) kullanımı, bir Amerikan mühendis ve bilimsel yönetim uzmanı - Henry Lawrence Gantt tarafından önerildi.
Bu yöntem, diğer uygulamaların yanı sıra, proje uygulamasının tüm aşamalarını görsel olarak izlemenin yanı sıra, yapılan çabaların etkinliğini anlamanıza izin verir.
SMART planlama
Hedef belirleme alanını ifade eder, ancak doğru bir şekilde belirlenmiş hedefler olmadan iyi bir plan yapmak mümkün değildir. Bu teknolojiye göre, tüm hedefler ana kriterlere göre analiz edilmelidir:
- Spesifik - somutluk;
- Ölçülebilir, ölçülebilir;
- Ulaşılabilir - ulaşılabilirlik;
- İlgili - diğer görevlerle karşılaştırılabilirlik;
- Zaman sınırlı - zamanla sınırlıdır.
Hedef bu gereklilikleri karşılıyorsa, planın daha da geliştirilmesi ciddi zorluklara neden olmaz, çünkü başarı bu çalışmanın başında atılır.
GTD tekniği
Amerikalı uzman ve zaman yönetimi danışmanı David Allen tarafından geliştirilen özgün yöntem. GTD kısaltması “işleri tamamlamaya getirmek” anlamına gelir. Bu teknoloji, hayatınızı düzenlemek için net bir eylem algoritması sunar. Öneriler, işyerinin uygun organizasyonuyla başlar. Gelecekte, bir takvim zamanlayıcı kullanarak listeler oluşturarak, tüm işlerinizi ve planlarınızı kolaylaştırmak için gereklidir:
- Aşağıdaki işlemler yakın vadeyi kapsamaktadır;
- Projeler - uzun süredir gerçekleştirilen işler;
- Ertelenmiş - birisine devredilen yetki bölümü;
- Zorunlu değil - belli belirsiz meseleler.
GTD yöntemine göre, başarılı bir planlama için aşağıdaki soruları cevaplamanız gerekir:
- Hangi hedefe ulaşılmalıdır?
- Nasıl uygulanacak?
- Bunu başarmak için hareket yolu nedir?
Görevlerini kolaylaştırıp listelenen soruları cevaplandırdıktan sonra, bir kişinin uygun bir eylem planı hazırlaması ve uygulaması çok daha kolay hale gelir.
Planlama hatası nedir?
Plan ne kadar kusursuz olursa olsun, hatalara karşı sigortalı olamaz. Onların özü tahminlere aşırı derecede iyimser bir yaklaşımda yatar. Çarpıcı bir örnek, planlanan 60 dakika yerine bir buçuk saat süren çalışmadır. Hem bireysel hem de toplu planlar benzer yanlışlıklara maruz kalmaktadır.
Hataların ana nedenleri:
- Önceki deneyimin yetersiz kullanımı;
- Gerçeklik arzusu verme eğilimi;
- Geçmişe dayanma eğilimi yalnızca dış etkenlerden kaynaklanan gecikmeleri;
- Zamanın değerlendirilmesinde ve algılanmasındaki yanlışlıklar;
- Göreve yüzeysel tutum.
Zaman kaybına ek olarak, planlardaki hatalar finansal veya üretim kaynaklarının kaybıyla doludur ya da görevin uygulanması sorgulanmaktadır. Bu nedenle, öngörülemeyen durumlarda veya görevlerin ayarlanması durumunda manevra yapmanıza olanak tanıyan herhangi bir plana zaman ve çabadan belirli bir “rezerv” koymanız önerilir.
Görev ne kadar ciddi olursa olsun, uygulanması için bir plan gerektirecektir. Hangi ölçekte olursa olsun, hangi medyanın kaydedileceği ile ilgili. Önemli olan, gerekli çaba ve kaynakların tahmini de dahil olmak üzere hazırlanması için gerekli tüm gereklilikleri karşılamaktır. Bunu yapmanın pek çok yöntemi vardır, bu nedenle bireysel olarak uygun olanı seçmek için her birini dikkatlice okumalısınız.
